A minha Agenda GTD virou ZTD - Post Longo

Provavelmente muitos de vocês lembram-se deste post. Depois de varias semanas de uso achei que falhava ali qualquer coisa. Se a ideia era não só não me esquecer de diversos apontamentos era igualmente a necessidade de aumentar a minha produtividade, e o mesmo não estava a acontecer. Por isso pesquisei, li sobre o assunto e foi quando conheci o ZTD, adaptei e está a funcionar na perfeição.

Qual a diferença? o ZTD opta por uma organização mais zen, mais minimalista e que se concentra no mais importante. A ideia é aumentar a produtividade focando-se na eficiência e cumprindo todas as tarefas que surgem.

Para isso adaptei a minha agenda, modifiquei as divisórias e agora sim, parece-me que funciona na perfeição.
O ZTD concentra-se em 10 Hábitos que nos ajudam a organizar e simplificar a nossa vida.


1º Capturar - Devemos ter sempre connosco um carderinho para apontar as tarefas, as ideias, os projectos e todas as informações que chegam até nos. Uma caixa de entrada portanto. No meu caso optei pelo dossier A5 como sabem. Ao domingo não me apetecia andar carregada com ele até porque não tenho compromissos profissionais e pessoalmente a coisa limita-se ao descanso, descanso e mais descanso. Por isso optei por arranjar um bloquinho de notas pequenino que anda sempre comigo ao fim-de-semana e caso surja alguma coisa interessante (foi o caso das dicas que li num livro na fnac) aponto e assim logo que chegue a casa é só passar para a minha agenda.

2º Processar - Devemos pelo menos 1x por dia olhar para a nossa caixa de entrada e decidir rápido o que fazer com o que está lá aponte. Devemos processa-las sempre por ordem de cima para baixo para não deixar nenhuma item para trás. Os que poderem ser executados em 2 minutos ou menos devem ser feitos, os outros devemos tomar uma decisão quanto a eles, ou vão para outras listas para fazer mais tarde, ou vamos delegar a alguém, ou vamos deitar fora, ou vamos arquivar.

3º - Planear - a cada dia criamos uma lista de T.M.I.(tarefas mais importantes), nunca mais que cinco, e devemos certificar-nos a compri-la.

4º - Fazer - As tarefas não são para ficar apontes no caderninho, são para fazer. Devemos fazer uma tarefa de cada vez.

5º - Criar um sistema confiável e simples - A nossa agenda deve ser simples para uma organização mais correcta. Devemos também vê-la diariamente.

6º - Organizar - Existe um lugar para tudo. Não deixe os itens indefinidamente na caixa de entrada, organize-os nas suas listas e posteriormente no arquivamento

7º - Revisar - Devemos sempre fazer uma revisão semanal à nossa agenda e verificar se não ficou nada para trás. No meu caso faço-o à segunda-feira que é inicio de semana e é o meu dia de folga.

8º - Simplificar - devemos reduzir metas e tarefas para o essencial

9º - Rotina - Tudo isto deve-se tornar um hábito para tudo se tornar mais simples e eficiente. No meu caso assim que chego ao trabalho abro a agenda e começo por tratar das minhas T.M.I- geralmente ocupa-me a manhã toda. De tarde vejo a secção profissional e começo a fazer todas as coisas coisas que tenho por fazer. Começo igualmente a planear as minhas T.M.I. Para o dia seguinte. à noite vejo se me escapou alguma coisa a nível profissional e trato das minhas tarefas pessoais.

10º - Encontre a sua paixão.

Podem encontrar mais informações aqui e aqui.
Inspirada nisto passei a ter as seguintes divisórias:
Caixa de Entrada (onde aponto tudo o que me chega)T.M.I. - Tarefas Mais Importantes
Trabalho (tarefas de trabalho)Contactos (contactos de clientes)Pessoal (listas de a fazer nivel pessoal)Blog (ideias para posts do blog)Whish List (lista de coisas que quero comprar: filmes, roupas, livros, etc etc)Miscelências (coisas temporarias que não precisam se secção propria. Neste momento tem a lista de presentes de Natal)Orçamento Mensal ( onde todos os dias aponto os meus gastos e elaboro o orçamento mensal)
A minha chamada de atenção vai para T.M.I. - Tarefas Mais Importantes, visto que foi aqui que senti a maior mudança. A ideia é ter um conjunto de tarefas mais importantes (entre 3 a 5 e nunca mais que isso) que devem ser executadas sem falta naquele dia. Logo demanhã começamos a executar essas mesmas tarefas e logo que as mesmas estejam compridas temos o resto do dia para poder executar outras que estão nas outras secções(quer seja a nível profissional ou pessoal)

Pode parecer que não mas a minha vida, principalmente a profissional, mudou bastante e para melhor. Porque ao ter na agenda apenas uma secção profissional as coisas mais importantes acabam por se balharar e perder junto das menos importantes e isso diminuía a minha eficiência.
Agora todos dias planeio as minhas T.M.I para o dia seguinte, quer seja aquele telefonema super importante que deve ser feito logo o dia comece, quer seja aquela encomenda que deve ser feita sem falta alguma, quer seja qualquer outra tarefa que achemos que tem realmente muita importância e tem de ser feita sem falta nenhuma naquele dia.
Logo quando chego ao meu local de trabalho faço as minhas T.M.I., e fico logo menos stressada pois sei que aquilo de muito importante e programado para aquele dia está feito, deixando tempo para fazer outras coisas importantes ou não que vão surgindo ao longo do dia, e tempo para aqueles outros apontamentos de coisas que temos de fazer mas que não são assim tão importantes, (como actualizar determinada lista, telefonar para aquele cliente, enviar aquele email, etc etc.)

Depois podem sempre personalizar a vossa agenda, neste momento a minha está fofinha fofinha.